Her informerer vi om hvordan Vestfold og Telemark revisjon IKS behandler personopplysninger i forbindelse med spørreundersøkelser.
For generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger i våre revisjonsoppdrag, se vår personvernerklæring.
Behandlingsansvarlig
Behandlingsansvarlig i Vestfold og Telemark revisjon IKS er daglig leder.
Rettslig grunnlag
Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig for å utføre våre oppgaver etter kommuneloven i samsvar med kravene i gjeldende lovverk og revisjonsstandarder.
Kommuneloven er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger når spørreundersøkelsen er rettet mot kommunens ansatte og folkevalgte.
I spørreundersøkelser som er rettet mot andre, er samtykke det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger. Det er frivillig å svare på undersøkelsene. Ved å svare gir du ditt samtykke til at vi kan behandle dine personopplysninger. Samtykket kan trekkes tilbake ved å kontakte prosjektlederen eller personvernombudet i VTR.
Typer personopplysninger
Vi behandler ofte personopplysninger om ansatte i kommunen og om innbyggere som kommunen yter tjenester til eller utøver myndighet overfor.
Hvilke typer personopplysninger vi behandler vil variere noe for ulike spørreundersøkelser. De fleste spørreundersøkelser er anonyme. Dersom spørreundersøkelsen gjennomføres anonymt, er det teknisk umulig å identifisere hva som er «dine» svar i undersøkelsen. I slike undersøkelser behandler vi navn, kontaktinformasjon og tilknytning til det tema vi spørreundersøkelsen gjelder (eks. stilling i kommunen). Dersom vi behandler personopplysninger utover dette vil respondentene bli informert.
Utlevering og oppbevaring av informasjon
Vi benytter det digitale verktøyet Questback til å gjennomføre spørreundersøkelser. Her kan det være personopplysninger, f.eks. kontaktinformasjon. Vi har databehandleravtale med leverandøren av verktøyet. Personopplysninger lagres ikke i løsningen etter at revisjonsoppdraget er ferdig.
Vi rapporterer om vårt arbeid til kontrollutvalget i kommunen. Når et revisjonsoppdrag er ferdig, blir rapporten publisert på våre nettsider. Informasjon fra spørreundersøkelser blir presentert og publisert i anonymisert form.
Alle som jobber i Vestfold og Telemark revisjon IKS har taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder noens personlige forhold og forretningshemmeligheter. På forespørsel plikter vi å gi vi innsyn i dokumenter i samsvar med reglene i offentlighetsloven. Vi kan også ha opplysningsplikt etter andre regler, f.eks. skatteloven, hvitvaskingsloven m.m. Vi utleverer ellers ikke personopplysninger til tredjepart.
Innsyn og retting
Du har rett til innsyn i opplysninger om deg som vi behandler. Retten til innsyn kan være begrenset. Du har også under visse vilkår rett til å få rettet og slettet personopplysninger.
Ta kontakt med personvernombudet om du ønsker å kreve innsyn eller har spørsmål angående dine rettigheter.
Klage
Dersom du mener at vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven, ta først kontakt med vårt personvernombud.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.
Personvernombud
Vestfold og Telemark revisjon IKS har personvernombud. Personvernombudet har som oppgave å påse at behandling av personopplysninger foregår i henhold til gjeldende lover og regler.
Om du lurer på noe eller om du har innspill til oss om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte vårt personvernombud på epost: trygve.borsting@vtrevisjon.no
